『管理者研修』　（187）　「業務上の話を　分かり易く伝えるために　意識したい４ポイント」　書庫変更

2023/05/28 15:48

【2022年11月08日　投稿分】

ID:8559fx
寺子屋ラッキー

『リピーターの皆様へ』

　お立ち寄りいただきありがとうございます。ブログを読むのが面倒な方は、上から二段目のブログアドレスが表示された右端から５番目のアイコンをクリックしていただくとパソコンの音声読み取りオプションをご使用いただけます。よろしければ「部分」だけでもご試聴ください。（寺子屋ラッキー）
････････････････････････････････････････････････････････････････････････････････
　こんにちは。

　さて、高度専門化した組織では抽象度の高い組織内専門用語が飛び交うことは何ら問題ありません。しかし、雇用形態が複雑化している現在、即戦力化が期待できる『経験者採用』の職場であっても分かりやすく誤解曲解を招かない話をするよう意識することは大切なことです。伝えやすい話し方を身につけると、部下とのコミュニケーションや上層部へのプレゼンテーションあるいは会議・社員教育など色々な場面で良い結果に繋がります。

　属性を抜きにしても理解度・経験度が異なる部下に分かりやすく話すということは、一見優しいようですが新人・初級社員あるいは中堅・ベテラン社員などどの層に＜焦点＞を合わせて話すかとなると案外難しいように思えます。以下のポイントを意識することで分かりやすく正確に伝わる話になると考えます。

１．結論から話すようにする。
　　結論から先に話すことで相手に話す内容が伝わり易いと言われますが、実際には意識し
　ていても結論を先に述べる話し方は思いのほか難しいものです。しかし、会議・説明会・
　報告会・発表会など限られた時間で話す場面では、意識して結論から話すように工夫する
　ことも大切です。

２．簡潔に要領良く必要な情報だけを話す。
　　人に何かを説明したり伝えたりしている時に、話が本題から逸れてしまうことはあり
　ませんか？
　　多くの情報を一度で相手に伝えようとサービス意識が過剰になると重要な情報が埋もれ
　てしまい、結果として伝えたいことが上手く伝わらなくなる場合があります。
　　限られた時間内で本当に話したいことを伝えるためには重要な情報がどれかを意識して
　話を〝刈り込み〟、簡潔に要領良くを念頭に心がけたいものです。

３．話す速さや間の取り方を考える。
　　話す速さは聞き手に合わせることも大切です。しかし、常に同じ速さで喋ると話が単調
　になります。話すスピードを変えてみたり、間を取ったり、抑揚を付けたりすることで伝
　わり方は変わってきます。
　　例えば、重要な話をする前後には間を取るようにして大事な部分をゆっくり話すように
　することで、相手の理解度は格段に上がります。
　　つまり、話をする際には重要な部分を〝際立たせる〟ことがポイントなのです。

４．一文を短くする。
　　前にも申した通り分かりやすく話すためには、ビジネス文書と同じく一文を短くする
　ことが効果的です。物切れにならない程度に一文を短くすることで次の文を話す前に間を
　置きやすくなるため、相手も聞きやすく感じることができます。

　　アナウンサーであれば一分間に300～350字が適切なのでしょうが、忙しいご時世を勘
　案すると職場では聞き手にもたついた感じを与えるかもしれません。一文が長いかど
　うかの実際はご自分では分かりにくいと思います。スマホ・ボイスレコーダーを使用すれ
　ば滑舌の良否をはじめ、話の構成および声の大小並びに言葉グセなど話し方の改善点を多
　少でも＜自己点検＞できるでしょう。

　　したがって、オンライン業務では普段ご自身がワンセンテンスをどの程度の長さ速さで
　喋っているのかを時には意識を向けてみることも無駄にはならないと考えます。こうし
　たことに問題意識を持つのがビジネスパーソンとしての『実践的話し方』の一つです。

　今晩は皆既月食です。同時惑星食は別として次に日本全体で見られる皆既月食は、予定日が天気に恵まれたとしても３年後だそうです。長寿化社会が進行する現在でも人は誰しもオギャーと生まれた瞬間から墓場に向かっていることには間違いありません。また、いつまで生きられるかの保証もありません。そうしたこともあり今宵は日頃のつまらないことは忘れて無料の天体ショーを堪能しましょう。
　では、明日から＜活力ある人生＞を送るための糧にしたいものです。ありがとうございました。

❒　管理者研修講師『人材教育研究所』 (「過去と未来は『鉄の扉』。変えられる未来に向かって挑戦しよう ‼」）