社員教育『期待される管理者』

皆さんこんにちは!『寺子屋ラッキー』と申します。職場生活で多少なりともお役に立つと思える事柄を、人を中心に申し上げていきます。よろしければお付き合いください。

『管理者教育』  (168) 「OJT実施上 押さえておきたい 報告のルール」(その1)

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 おはようございます。この先へ進むに当たり「報告の仕方」の基本に立ち返り二回に分けて申し上げてみたいと思います。


 ときに、若年層社員を対象とした勉強会では若手社員から「うちの課長は、報告してもろくに話を聞いてくれません。どうしたらいいのでしょう?」と、質問されることがあります。
 そのような時には他責するより先ずは自責です。「それはお困りですね。しかし、あなたの『報告の仕方』にも問題はありませんか?   ここで日頃の職場事例にもとづいてご一緒に考えてみましょう」と、答えます。
 その上で部下として反省すべき点がないかどうかを「報告のルール」に沿って日常行動を「実習」を交えて振り返ってもらいます。すると報告の仕方での問題点が下記の通り大なり小なり出てくるものです。


1.報告の目的は、「事実」を知らせることです。
  組織は報告によって連携を保っています。したがって、上司が部下に報告することもあ
 ります。また、あなたが自発的におこなう上司への「情報提供」も広義の報告に入りま
 す。


  通常上司は指示・命令した仕事の経過・結果を、部下からの報告を基に意思決定をした
 たり、行動を起こしたりする場合の判断材料とします。その意味で、報告の終わっていな
 い仕事は「未完了」なのです。
  ですから報告すべき時に報告を怠ると、相手に不信感や不安感を与え、時には『人間関
 係』を破壊します。その意味で「相談」も同じです。


2.聞かれる前に時期を失わず、タイムリーな報告をする。
  「例の件はどうなった?」と催促されるようでは、折角の努力が半減します。上司は部
 下の報告を聞いて次の手を打ちます。そのため、「悪い報告」ほど早くすることが大切な
 なことです。
  これは、部下には、指示された仕事を最後までやり遂げる「遂行責任」があります。一
 方、仕事の結果はその出来・不出来にかかわらず、仕事を指示した上司に「結果責任」が
 伴うからです。


3.報告の相手を間違えないようにする。(指示を出した人に)
  動態的組織では、上司を飛び越えて指示される場合があります。特命事項以外は直属上
 司にも結果報告をするようにしたいものです。理由はこうしたことが恒常化すると上司不
 在の管理ともなり「感情の動物」である上司の立場で考えればご理解頂けるでしょう。 


4.次を判断基準として、報告の順序をあらかじめ決めておきましょう。
  ① 時間的に急ぐものから
  ② 内容の重要なものから
  ③ 上司が聞きたがっているものから


5.聞かれたことについて主観をまじえず、事実だけをありのままに伝えましょう。
  事実と意見は区別して、形容詞にも気をつける。推論もいけません。叱責を恐れて
 「嘘」の報告は『正式文書』も含めしてはいけません。また、ベテラン社員の中には責任
 感が強いがゆえに、自分で何とか処理しようと「隠す」人がいます。これは却って傷口が
 拡がり手の打ちようが無くなることもあります。


  コンプライアンス重視の時代、致命的(最悪の場合は世間的大問題)になることもあり
 ます。実際に社会的大問題となり、メディアで大きく採り上げられた企業があったこと
 は、あなたもご記憶でしょう。


6.期限付きの仕事や重要な仕事は終わり次第、口頭または文書(パソコンによるワード・
 エクセル・メール)で報告しましょう。
  ただし、急ぎの用件は、取り敢えずは口頭で報告するようにして下さい。


7.長い期間かかる仕事は、途中で「中間報告」を入れましょう。
  変更はその都度、できるだけこまめに報告するのが良いでしょう。これにより、上司は
 進み具合をチェックします。


8.あなたから見ると、上司は暇そうに見えるかもしれませんが、上司には上司としての本
 来業務があり、結構忙しいものなのです。そのため、良い結果報告をしようと張り切って
 行くと、「今忙しいからあとにしてくれ」と言われる場合もあります。
  上司は悪気があって言っている訳ではないのでガッカリせずに、様子を見て改めて報
 告に行きましょう。以下次回へ続けます。ありがとうございました。



❒ 管理者教育講師 『人材教育研究所』 (「過去と未来は『鉄の扉』。変えられる未来に向かって挑戦しよう ‼」)