社員教育『期待される管理者』

皆さんこんにちは!『寺子屋ラッキー』と申します。職場生活で多少なりともお役に立つと思える事柄を、人を中心に申し上げていきます。よろしければお付き合いください。

『管理者教育』  (169) 「OJT実施上 押さえておきたい 報告のルール」(その2)

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 こんばんは。続けます。


 報告は要点をもらさず(5W3H活用)に、簡潔に分かりやすく原則結論から先にしましょう。経過・理由は、上司から聞かれたらその時になってするものです。誰もが苦労話・自慢話をしたい気持ちは分かりますが、「不要」です。時には上司から「君はこれについてどう考えるか聞かせてくれないか」と言われることもあるので、自分の意見は聞かれなくても用意しておきたいものです。また、記録を残しておいたほうがよいと判断した場合は、文書(パソコンデータ)にして保存しておきましょう。


 同様に管理者が上級管理者へ中間報告、結果報告をするのは責務です。そうでないと、上級管理者が経営幹部から質問を受けても答えられずに恥をかくだけでなく、部門としての「意思決定」に支障を来たすことにもなります。
 管理者は部下の自分(上司)への<報告の仕方・あり方>に問題があると思えたら、OJTとして指導する必要があるでしょう。


 ここで申し上げたいことは、報告を受ける時の管理者の<態度>です。部下に「正しい報告」を積極的にさせるには日頃から部下を指導するだけでなく、管理者も時には自己の言動を振り返ることも必要でしょう。そうでないとイソップ寓話の『裸の王様』にならないとも限りません。しかし<真の要因>は、意外にも部下の報告を受ける上司の側にあったということがないとはいえません。
 もしも部下が積極的に報告をしてこないということは、全てではないにしても不用意な言動に要因があるのかもしれません。たとえば、


 〇 「君、そんなことは今さら言われなくても分かっているよ。だからどうしたと言うん
  だネ」 (話に関心を示さない)
  
 〇 「ナニ? そんな馬鹿なことがあるもんか!  いつも私が口を酸っぱくして注意して
  いることじゃないか。今さら何を言ってるんだ。しっかりしてくれよ」 (悪い報告を
  受けると腹を立てがち)


 〇 「チョット待て! 君の話はどうも回りくどいね。言いたいことはこういうことじゃ
  ないのかい。エッどうなんだ! 違うかね?」 (話を途中で遮る)


 〇 「世界商事の債権回収は大丈夫だって? 何を根拠にそう言えるんだ。松木からの報
  告だって、ダメだなー。アイツの言うことは当てにならんよ。調べ直せ !!」 (色メガ
  ネ鏡・固定観念で人の話を聞く)


 などがレアケースとして挙げられます。


 とにかく上司へ報告する時は、必要な事実を抜け落ちなくタイミング良く、事実と意見に分けてすることが大切です。
 一方管理者は部下から「正しい報告」をタイミング良く受けなければマネジメント活動の判断を誤ることにもなりかねません。疑問に思えたら〝詰問〟ではなく「質問」して『事実』を把握することが肝要です。このことは部下を信用するしないとは別問題です。お立ち寄り頂きありがとうございました。


 『上司殺すにゃ刃物は要らぬ、報告の3日も絶てばよい』(戦前からの悪しき言い伝え)



❒ 管理者教育講師 『人材教育研究所』 (「過去と未来は『鉄の扉』。変えられる未来に向かって挑戦しよう ‼」)