社員教育『期待される管理者』

皆さんこんにちは!『寺子屋ラッキー』と申します。職場生活で多少なりともお役に立つと思える事柄を、人を中心に申し上げていきます。よろしければお付き合いください。

『話し方教育』 (167) 「コミュニケーションを円滑にする <連絡・相談>のポイント」

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 こんにちは。組織の血管ともいえる職場コミュニケーションおける<報・連・相>が提唱され40年が経過します。報告は管理者用の一部を残し投稿済みですので、ここでは「連絡」、「相談」について以下実践面からのポイントを申し上げます。
  
1.連絡は密に


(1) 連絡とは、関連部署やお客様への伝達であり、横の「報告」ともいえます。タイミ
   ングを逃さず、5W3Hを使って簡潔に要領よく、関係者へ知らせましょう。


(2) 協力いただいた人への結果連絡は直ぐにする。これを怠ると、以後コミュニケーシ
        ョン面(含む人間関係)で齟齬をきたすことがあるので気を付ける必要があります。


(3) 担当者が不在で伝言する場合は、取り次いだ人が忙しくてうっかり忘れることがあ
  るあるものです。後から電話で当人へ確認する手間を惜しまないことです。


(4) 連絡を確実に行うためには、電話・メールを適宜適切に使い分けましょう。


(5) ただ、メールは受取人が見落とすことがないとはいえない。また用件によっては、
  メールではこちらの気持ちが伝わりにくいこともあります。念のため電話をするか、時
  には相手先へ足を運ぶことも必要でしょう。【注】社内外を問わず。


2.相談はより良いコミュニケーションづくりの場


(1) 仕事は独断で進めると問題が生じることがあります。仕事だけでなく困った時に
   は一人で悩まず、進んで上司・先輩に相談し助言を得ましょう。


(2) あなたの「態度」が良ければ、上司・先輩は快くあなたの話を聞いて、アドバイス
  してくれると思います。この時注意したいのは、親しい気持ちは良いのですが、馴れ
  馴れしい、それも偉そうな態度は嫌われます。
   委託化が進む現在、ごく例外とは言え非正規社員の中にはこの違いを知らず、顧客・
  利用者として腹立たしい思いをさせられることがあります。


   でも、どうなんでしょう? これはスピーチにおける『態度の重要性』で申し上げた
  ことですが、所属組織を笠に着る『虎の威を借りる狐』だけの話ではありません。
   日頃職場での「承認欲求」が満たされないことからくる「内面的態度」が無意識の内
  に「外面的態度」となって表れていることもあるものです。


   分かってはいても器量の小さい当方は「何をほざくか!片腹痛い。傍若無人は 断じ
  て許さん‼」と、許容できない性分は未だに治りません。


(3) 命令の与え方の一つに「相談型」があることは、例を挙げて既述しました。職場で
  は報告がないと相手はないがしろにされたと誤解・曲解を生じやすいものです。
   相談するということは、相手を〝認めている〟ことであり、上司・先輩および部下・
  後輩とのより良いコミュニケーションづくりの機会ともなります。


(4) 上司・先輩も忙しい時には、ゆっくり話を聞けない場合もあります。「今、お手空
  きですか?」と一声かけて、まずは相手の都合を確かめてからにしましょう。これが
   <職場のマナー>というものであり、お客さまに対しても必要な「心配り」です。


 正規・非正規に加え雇用形態が多様化している現在、相談パターンを上手に使い分けるよう日頃から管理者は、『部下指導』に当たりたいものです。管理者の責務であるOJTは、アウトソーシングだけでなくM&Aが深く静かに推移していることを勘案しても、所属組織の存続・発展のためには肝要なことだと考えます。ご覧頂き、ありがとうございました。


『再 掲』 平成11年度第七回【一筆啓上(郵政大臣賞)】 
    
      「何んとでも言え 世紀が変わっても 貴様と俺だ!」


     ☆彡 文芸評論家永岡義久氏(文化勲章受章小説家円地文子氏研究家) ☆彡



❒ 話し方教育講師『人材教育研究所』 (「過去と未来は『鉄の扉』。変えられる未来に向かって挑戦しよう ‼」)