社員教育『期待される管理者』

皆さんこんにちは!『寺子屋ラッキー』と申します。職場生活で多少なりともお役に立つと思える事柄を、人を中心に申し上げていきます。よろしければお付き合いください。

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『社員教育』 (132) 「報告の基本 留意点5」 ※ 書庫変更

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 こんにちは。以下は対面職場を想定してお話します。テレワーク職場も基本は同じです。


 1.報告の判断基準
   次を判断基準として、報告の順序をあらかじめ決めておきましょう。
    〇 時間的に急ぐものから
    〇 内容の重要なものから
    〇 上司が聞きたがっている事項から


 2.中間報告の必要性
   長い期間かかる仕事は、途中で「中間報告」を入れましょう。これにより、上司は進
  捗状況をチェックします。予期せぬ出来事での変更を余儀なくされる場合は、状況対応
  あるものの〝原則〟「独断専行」せず、その都度報告し指示を仰ぎましょう。


 3.報告のタイミング
   報告はタイミングを見計らいましょう。部下から見ると、上司は暇そうに見えるかも
  しれません。ですが、上司には本来なすべき業務があり、結構忙しいものなのです。
   そのため良い結果報告をしようと張り切って行くと、「今忙しいから後にしてくれ」 
  と言われる場合もあります。上司は悪気があって言っている訳ではないので、ガッカリ
  せずに、様子を見て改めて報告に行きましょう。


 4.報告の順序
   報告は「6W3H」を活用し要点をもらさずに、簡潔にわかりやすく、結論から先に
  しましょう(結起承転)。経緯(経過)・理由は、上司から聞かれたら、その時になっ
  てするものです。
   しかし、管理者によっては、〝起承転結〟での報告を求める上司がいます。特に急ぎ
  でない場合は、上司の「性格」に合わせた報告をすべきでしょう。


   したがって、報告をする内容がやっとの思いで念願の見込み客への売り込みに成功し
  た場合、あなたが「苦労話」、「自慢話」をしたい気持ちは当然です。しかし、上司か
  ら聞かれない限り「不要」です。 
    
   但し、時には上司が部下育成を意図に「松木の話は分かった。じゃー松木は今回の件
  を処理してこの先どうすればいいと考えるかな? 君の意見を聞かせてくれないか?」
  と言われることもあるでしょう。自分の「意見」は訊かれなくても用意しておくように
  したいものです。


 5.結果報告は口頭または報告書
   期限付きの仕事や重要な仕事は終わり次第、口頭または社内メールで報告しましょ
  う。また、記録を残しておいたほうが良いと判断した場合は、報告書(含む社内メール
  の 添付ファイル)にして必ず「日付」を入れ保存しておきます。後日社内だけでなく
  公的な「証拠書類」になることもあるからです。
   職場慣行で文書により報告する場合でも急ぐ内容は、とりあえず口頭で結論だけで手
  短に上司へ報告するのが良いでしょう。


 以上申し上げてきたことは、「当たり前のこと」です。しかしながら、当たり前のことが「当たり前に行われていない」ことから職場ではトラブルが生じる事があります。『ファク
トコントロール』の必要性を再度申し上げ、この項を終えることとします。


 おくつろぎのところ4回に亘りお立ち寄りいただきありがとうございました。



❒ 社員教育講師『人材教育研究所』 (「過去と未来は『鉄の扉』。変えられる未来に
向かって挑戦しよう ‼」)